當員工只需要40%的時間在辦公室時，辦公室該如何設計？
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“40% Office”是由NBBJ與哈佛大學教授兼未來工作專家Raj Choudhury合作創建的概念。該概念針對混合辦公空間的設計提供了一個思考框架，解釋了人們何時以及什么工作需要在一起，以及這將對未來辦公室的設計意味著什么。
與Raj Choudhury合作，讓NBBJ提出了40%Office的概念。基于Raj Choudhury的研究，他認為23-40%是理想的共同工作時間，40% Office解決了企業的業務、業績和員工指導等方面的需求，同時還支持了員工的福祉和靈活性。盡管名字叫做40%Office，但它只是作為一個參考與建議。每家公司花在遠程和面對面工作的確切時間與比例，還是將依據具體業務來評估。
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目前，美國的辦公室占用率大約只有47%，許多公司幾乎無法充分使用他們全部的辦公空間。這對企業來說是一個重大的負擔，因為房地產是僅次于工資支出的第二大支出。在這種情況下，40%Office如何更有效地使用空間？答案可能在于重新思考如何租賃、共享和如何使用空間。
如今，公司和他們的需求演變得如此之快，需要考慮傳統10年租賃的方式是否已經過時。現在需要一個創新的模式，反映出40%Office是如何使用的。可以采取類似托兒所的模式，提供不同的選擇，例如兩個或更多的公司在不同的日期使用同一個辦公室。如果空間的設計能夠適應全方位的工作模式--從專注、協作、學習到社交和休息--就可以廣泛適應不同的行業和公司。畢竟，不是每個辦公室都需要定制。
未充分使用的空間可以成為一項資產，公司可以通過與聯盟組織建立創造性的伙伴關系來共享或租賃空間。NBBJ的一些科技客戶已經探索了這種安排，他們通過啟動類似孵化器的空間或采用現有的或新的空間共享應用程序的方法進行實現。
在40%Office中，靈活性顯的至關重要，因為適應和履行多個角色的空間使公司能夠隨著需求的變化和人數的波動更有效地使用空間。例如，NBBJ為媒體公司創建隨時可以轉換為個人辦公室的存儲空間，為科技公司設計具有可拆卸墻壁的會議空間等。
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移除更多的辦公桌
雖然客戶的經驗表明，遠程工作讓年輕一代尤其缺乏他們所渴望的社會聯系和指導。但調查顯示，人們對更好的文化和協作的期望在回到辦公室后往往也無法滿足。這是因為即使人們在辦公室里，他們也很少與身邊的人互動。在這種情況下，40%Office如何才能成為一個人們能夠真正聯系起來的地方？因為有意義的互動并不只是在飲水機旁偶然發生。
為了追求更多的連接和文化，公司可能要考慮移除部分甚至全部的辦公桌，以支持多樣化的空間。Choudhury的研究表明，低頭工作可以在家里有效地完成，但同時也意味著辦公室的部署最好要服務于合作、文化和學習方面。例如，LinkedIn的新總部主要由社交和團隊空間組成，辦公桌比大流行前最初規定的少50%。
40%Office甚至可能并不是一個具體的辦公室--它可能是高度分散的、臨時的或非常規的，而不是位于中心商業區的工作場所。隨著混合工作的開展，公司不僅在重新思考工作發生的地點，而且在思考人才的位置如何影響他們創建團隊的方法。
Choudhury的研究觀察到，在同一城市遠程工作的員工經常有機地聚集在一起，討論工作、分享最佳實踐和社交，強調了遠程工作者在一起的價值。為了加強這種傾向，公司可以考慮一種松散的辦公模式，其衛星地點可以是店面、協同工作空間或任何非正式會議場所，如咖啡館或公園，根據需要變化。或者，40%Office可以位于一個文化中心，與社區建立起真正的聯系。作為一個半公共空間，辦公室可以成為一個企業的文化中心，分享它的起源故事，同時提供公園、花園或博物館等公共設施。
召開會議要有策略
NBBJ的客戶——從科技、金融到創意領域——經常向他們反映員工獨自工作時遇到的挑戰。缺乏問責制、導師和人脈減少，以及受阻的聯系和文化摩擦成為了主要問題。然而，僅僅頻繁將人們召回辦公室并不能單獨改善組織文化。Choudhury的研究表明，公司需要在工作重疊和接觸點的地方設計的更有目的性。
對于一些公司來說，40%Office可能意味著團隊每周有兩到三天在辦公室。但在其他組織中，團隊可能只需要每月或每季度開會一次，時間長度加起來就能達到40%。例如，每周來幾天的團隊可能嚴重依賴個人互動，包括需要指導的年輕員工。這些團隊在共享工作區可能表現得更好，這些社區應該包括專注和協作的空間，以及能夠在重疊的便利設施空間中進行社交和學習的地方。
相比之下，每月會面的團隊可能更為成熟，并利用面對面時間進行規劃和解決問題。這些團隊的理想空間可能類似于亞馬遜西雅圖總部的工作空間：摒棄桌子而選擇各種設施和非正式協作空間，如Spheres。而每季度會面的團隊可能分散在不同的辦公室，并且只會為創建或推出新產品而聚集在一起。這些團隊在一個非傳統環境中表現得更好，其中團隊空間、便利設施和住宿是混合在一起的。
無論公司是以現場、遠程或混合方式開展工作，他們都是其業務目標、文化和人才的管理者。40%Office是一個模糊的參考點，是一個寬泛的準則，而不是一個絕對的目標。工作場所將繼續發展，就像它在過去的一個世紀里一樣。更多的研究將會浮出水面，根據所做工作的類型，提供關于根據工作類型確定理想相處時間的見解。但是辦公室和它所支持的工作之間的直接關系將保持不變。優化這種互動和環境對于工作場所在混合時代的發展至關重要。
